• Sonderveröffentlichung: Rödl & Partner GbR

Le bon coup d'ouverture.

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Orientation. Après la vente d'une entreprise, une nouvelle phase de la vie commence pour les anciens propriétaires d'entreprises. "Il est crucial de poser les bonnes questions dès le début. Grâce à notre approche interdisciplinaire, nous pouvons faire la différence pour les "entrepreneurs fortunés"", souligne Christian Rödl, associé et directeur de Rödl & Partner.

"Au début, le client n'était intéressé que par les chiffres. Des chiffres fiables, afin qu'il puisse à l'avenir gérer son patrimoine de manière aussi professionnelle que pour la gestion de son entreprise", explique Christian Rödl, "et puis nous avons commencé à poser des questions.

L'entrepreneur de 58 ans - marié et père de deux enfants - venait de vendre son entreprise pour une somme à trois chiffres de millions de dollars. Grâce à un processus de sélection systématique, tout ce qu'il voulait vraiment, c'était trouver un prestataire de services externe pour la comptabilité des investissements et le reporting consolidé des actifs associés de son Family Office, qui n'avait pas encore été fondé. "À ce moment, il n'était même pas conscient des possibilités qui s'offraient au-delà. Quelque chose de complètement nouveau est en train d'émerger, il n'y a pas de structures fixes. Tout peut être conçu individuellement selon ses propres souhaits. Cette occasion ne doit tout simplement pas être manquée", déclare M. Rödl.

Dans le cas de l'entrepreneur, selon M. Rödl, il est rapidement apparu que des sujets très différents étaient à l'ordre du jour en plus de la déclaration de patrimoine. "Afin de se positionner de manière optimale, les questions concernant la forme juridique du family office, les impôts, tous les aspects de la mise en place d'un système efficace de conformité fiscale et de gestion des documents, ainsi que les thèmes des successions et des donations devraient être clarifiés à ce stade".

Par conformité fiscale, les experts entendent le respect correct de toutes les réglementations fiscales et la libération correspondante du propriétaire des actifs. "Les clients pensent souvent que s'ils engagent un conseiller fiscal pour faire leur déclaration d'impôts, ils ont fait tout ce qui était nécessaire. Mais c'est une erreur. Ils doivent toujours s'assurer eux-mêmes qu'ils ne sont pas responsables de ce qu'on appelle des erreurs d'organisation", explique M. Rödl. Concrètement, l'objectif est d'établir des processus de telle sorte que le propriétaire du bien soit toujours en mesure de placer les bonnes informations aux bons endroits. Ce n'est qu'alors qu'il aura effectivement rempli ses obligations fiscales. Les questions relatives à la succession doivent également être discutées le plus tôt possible. Le family office est-il correctement structuré en termes de droit fiscal sur les successions ? Est-ce la meilleure façon de garantir qu'un maximum de richesses soit transmis à la génération suivante au moindre coût ?

"Si beaucoup de biens immobiliers font partie du patrimoine, par exemple, il peut être intéressant d'être considéré comme une société immobilière", explique M. Rödl. Souvent, les biens immobiliers sont achetés en tant qu'actifs privés afin de bénéficier de l'exonération fiscale de la plus-value après une période de détention de dix ans. "Du point de vue des droits de succession, cependant, une société immobilière est beaucoup plus intéressante. Si les biens immobiliers doivent être transférés ultérieurement du patrimoine privé au patrimoine professionnel, cela peut poser des problèmes considérables. C'est pourquoi il est important d'en discuter dès le début : Vous voulez avoir des biens immobiliers, vous voulez en avoir beaucoup, et quels aspects des droits de succession et des droits de donation sont alors importants pour vous", explique M. Rödl.

Selon l'expert, la vente d'une entreprise et la création d'un family office qui lui est associée est l'occasion idéale de tout mettre à l'épreuve, de rassembler des sujets et des idées, puis de mettre la structure initiale sur les rails pour la prochaine étape de la vie. "En tant que cabinet de conseil international - avocats, conseillers fiscaux, auditeurs, consultants en gestion - nous sommes le sparring-partner idéal pour cela".

Cette interdisciplinarité, explique M. Rödl, a été un important facteur de croissance depuis la création de l'entreprise en 1977. "Notre approche a toujours consisté à anticiper les besoins de nos clients. Penser à partir du marché. Et j'ai moi-même toujours été un grand défenseur de la stratégie consistant à regrouper ces services individuels dans l'entreprise concernée", explique M. Rödl.

Bien entendu, le conseiller a très souvent rencontré des clients fortunés qui chargent des experts individuels de différentes entreprises. Soit parce qu'ils veulent suivre les recommandations individuelles de leur propre réseau. Ou bien ils veulent confier un problème particulier à la personne qui a obtenu les meilleurs résultats dans différents classements.

"Mais cela ne fonctionne généralement pas bien", est convaincu Christian Rödl, "car alors l'intéressé doit lui-même coordonner les conseillers, leur fournir les informations nécessaires et veiller à ce que les différentes sociétés de conseil se tiennent informées, travaillent bien ensemble et ne se fassent pas concurrence. Cela ne peut que mal tourner". Trop souvent, le consultant a constaté qu'à chaque fois qu'il y avait un problème, soudain, personne n'en était responsable. "Il est juste difficile de ne pas perdre le fil. Et très honnêtement, je pense que personne ne veut faire ce travail non plus. Cela coûte de l'énergie vitale et du temps qui serait mieux dépensé ailleurs".

Chez Rödl & Partner, le client dispose donc d'une personne de contact, appelée "carer", comparable à un responsable de compte clé dans l'industrie. C'est la personne avec laquelle le client a le contact le plus étroit et le plus constant. C'est là que toutes les informations se rassemblent. Pour d'autres services, il consulte d'autres collègues de Rödl & Partner. Et il est également responsable des plaintes, si quelque chose comme cela devait se produire. "Il ne sert à rien au client si nous faisons tout et qu'il a ensuite vingt personnes de contact au sein de notre entreprise. Il peut alors également engager vingt consultants individuels", précise M. Rödl.

Dans le cas de l'entrepreneur qui a vendu son entreprise, Anna Luce, experte en services de family office, est le gardien. "Ma principale préoccupation était de mettre en place un processus qui soit durable, rentable et juridiquement solide".

Il est rapidement devenu clair que le reporting des actifs, dont Alexander Etterer est responsable en interne, et les exigences juridiques et fiscales - comptabilité financière, états financiers annuels, déclarations fiscales - ne doivent pas se côtoyer. Il est possible de combiner ces deux éléments. "Si nous n'avons à toucher qu'une seule fois à tous les documents, nous pouvons faire la déclaration des actifs et la comptabilité financière en une seule fois. Ainsi, deux équipes complètes n'ont pas à travailler en parallèle. Chaque équipe reçoit les mêmes documents, par exemple via un système central de gestion des documents, mais travaille indépendamment sur ses propres domaines de spécialisation", explique Luce.

En général, le gestionnaire de fortune désigné prépare un rapport par l'intermédiaire de la banque. Celui-ci est ensuite envoyé au service comptable du conseiller fiscal avec le compte de résultat des banques. Elle affiche à nouveau les données. Ensuite, des corrections sont apportées au bilan fiscal. Et puis, à un moment donné, il y a la déclaration d'impôt. "Quand j'ai des centaines d'entrées, c'est impossible à contrôler. C'est inefficace. Et surtout, il est cher", précise Luce.

Chez Rödl & Partner, les opérations sur titres sont de toute façon enregistrées, évaluées et déclarées par l'équipe de déclaration des actifs dirigée par Alexander Etterer. Cela signifie que sa collègue partenaire Ellen Ashauer-Moll peut immédiatement utiliser le rapport fiscal et d'autres informations de la comptabilité des investissements pour préparer sa déclaration d'impôts. "À cet égard, nous avons créé le besoin du client en lui montrant ce à quoi il ne pense pas encore et ce qui, cependant, lui fera économiser beaucoup d'argent, de temps et de nerfs à long terme", conclut Anna Luce.

En fait, la préoccupation initiale du vendeur de l'entreprise intéressée - la déclaration des actifs - a ensuite été reléguée au second plan. "Il faut que ça marche. Et il est également important de gérer les actifs de manière proactive dans une perspective d'avenir. Mais les autres questions sont devenues de plus en plus importantes car le propriétaire du bien a compris que des erreurs dans ce statut pouvaient lui coûter beaucoup d'argent par la suite", explique Christian Rödl et conclut : "En fin de compte, l'appel d'offres n'était plus pertinent. Nous avons obtenu ce mandat non pas en raison de facettes individuelles, mais parce que notre concept global était convaincant. Le client peut maintenant être sûr qu'il a mis le cap sur les prochaines décennies".

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Structurer correctement le family office.

La création d'un family office peut être une affaire complexe, comme l'illustrent les expertes Anna Luce (à droite) et Ellen Ashauer-Moll, mais avec les bonnes questions et les bonnes réponses, le propriétaire des actifs peut éviter de prendre de mauvaises décisions et de mettre en place des structures difficiles ou coûteuses à réviser par la suite :

// Quels sont les critères particulièrement importants pour le propriétaire des actifs lors de la création d'un Family Office ? Parmi les exemples typiques tirés de la pratique, citons le maintien de l'anonymat, l'internationalité du propriétaire et du patrimoine, l'évitement des risques de responsabilité, l'implication des successeurs du patrimoine, la politique d'information entre le family office et le propriétaire du patrimoine, l'optimisation de la charge fiscale, l'administrabilité.

// 02 Quels sont les domaines de compétence du family office ? L'accent est mis sur la détermination des prestataires de services internes ou externes pour le traitement, le reporting et le contrôle, ainsi que sur la conformité juridique et fiscale.

// 03. Quelles sont les exigences de liquidité du propriétaire des actifs ? La politique de retrait et de distribution influence également la structure du droit des sociétés du family office.

// 04 Où sont les risques de responsabilité ? L'accès de tiers, par exemple des créanciers des actifs de la société d'exploitation ou de certaines constellations familiales, devrait être évité ou du moins minimisé.

// 05 Quels sont les principaux points de la protection des actifs ? Il est important d'identifier les risques réglementaires et fiscaux ainsi que les pierres d'achoppement du droit pénal (fiscal) afin d'éviter les risques personnels du propriétaire des actifs et les sorties de liquidités imprévues. C'est là qu'un système de gestion de la conformité permet d'éviter les risques.

// 06 Comment sont définis les processus d'investissement et les catégories d'actifs concernées ? Des investissements d'une complexité différente requièrent des axes de travail différents.

// 07 Comment sont garantis les droits et devoirs de participation et d'information du propriétaire des biens et des membres de sa famille ? Il s'agit notamment de concevoir des canaux d'information, d'éviter les lacunes en matière d'information et les longs délais d'obtention des informations - également pour éviter les risques de responsabilité.

// 08 Qui est responsable de la mise en place et de l'administration d'une base de données de référence uniforme en ce qui concerne le(s) détenteur(s) des avoirs et les avoirs individuels ? Si tous les domaines de travail utilisent cette base de données, les lacunes ou les redondances en matière d'information sont évitées et les processus deviennent plus efficaces.

// 09 Quelles sont les modalités de succession prévues pour les actifs ? Les objectifs sont la minimisation régulière de la charge fiscale et la protection contre la fragmentation des actifs.

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Optimiser le reporting des actifs.

"La déclaration consolidée du patrimoine est l'unité centrale de contrôle du patrimoine familial. Il permet d'enregistrer, d'analyser, de contrôler et de planifier la stratégie globale d'investissement pour l'avenir, indépendamment des banques. Les risques peuvent également être identifiés à un stade précoce et des contre-mesures peuvent être lancées", explique Alexander Etterer (ci-dessus) et poursuit : "En particulier dans les phases de turbulences sur les marchés boursiers, cela permet également de prendre des décisions plus rapides et mieux justifiées".

Lors de la mise en place d'un système de déclaration de patrimoine, la première chose à faire est de définir les canaux de communication et d'attribuer les droits - qui peut faire quoi ? "Il va sans dire que garantir la sécurité et la protection des données est une exigence tout aussi fondamentale que la mise en œuvre d'un système de gestion des documents performant et la mise en place d'une structure d'actifs adaptée. Les classes d'actifs doivent être en principe librement sélectionnables et, si nécessaire, définissables individuellement", énumère Etterer. L'expert précise en dix points ce qu'un système de déclaration des actifs devrait "être capable de faire" concrètement :

// 01. établir des interfaces de réservation efficaces pour assurer un flux rapide et fluide de documents et de données provenant des dépositaires, des sociétés d'investissement, des sociétés immobilières et des fonds. Les options d'importation et d'exportation (DATEV, Excel, Bloomberg) doivent être disponibles.

// 02. partage des données : accès en ligne uniforme et indépendant du lieu pour toutes les personnes autorisées à l'ensemble du stock de données.

// 03. enregistrement continu et cartographie globale des investissements liquides et illiquides tels que les participations, les œuvres d'art, les biens immobiliers, les infrastructures, les objets de collection, etc. La mise à jour des données des actifs liquides doit avoir lieu en temps réel.

// 04 "Tranche et dés" : est-il possible de regrouper, filtrer et évaluer les actifs selon des critères spécifiques (par exemple, devises, notations, maturité résiduelle, régions, sous-catégories) ?

// 05. présentation de diverses structures individuelles d'actifs et de propriété et du contenu des rapports selon des spécifications personnelles et sur des plans comptables individuels (par exemple SKR03, SKR04, SKR49). La mise à disposition des dossiers de rapport et des vues en ligne respectives est parfaitement adaptée.

// 06. mise en place de messages d'alarme individuels en cas de violation des limites d'investissement et des directives d'investissement.

// 07. l'organisation du back-office, de la déclaration fiscale et de la présentation des déclarations fiscales de manière à ce que le respect des obligations fiscales soit assuré à tout moment

// 08. les rapports fiscaux, par exemple en ce qui concerne la préparation de l'annexe KAP/SO à la déclaration d'impôt ainsi que les informations sur les charges différées pour les droits de succession et de donation calculés aux taux d'évaluation mis à jour quotidiennement.

// 09 Mettre en place un système de gestion des documents numériques.

// 10. créer une expérience client numérique : Information et navigation via le tableau de bord en ligne, indépendamment du temps et du lieu, et en temps réel. Accès via une application pour smartphone.

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Préparer la succession.

Bien que les Romains de l'Antiquité savaient déjà : "Mors certa, hora incerta - la mort est certaine, mais pas son heure", les entrepreneurs mettent souvent la question de la succession en veilleuse et suppriment le problème d'un transfert non réglementé des actifs. "Quiconque agit de la sorte ne peut bien sûr pas non plus éviter la succession. Cependant, il donne une multitude d'options juridiques pour une planification successorale appropriée. Parce qu'ensuite, l'héritage est traité conformément aux dispositions légales, ce qui provoque souvent des conflits dans la famille", précise Elke Volland. Pour éviter que cela ne se produise, elle a élaboré un plan en dix points :

// 01. rédiger un testament ou un contrat de succession. La succession juridique entraîne souvent des résultats indésirables, une fragmentation des actifs et des litiges successoraux.

// 02. si des structures de droit des sociétés existent, les contrats doivent être coordonnés avec les dernières volontés de l'actionnaire.

// 03. prendre en compte les ayants droit à une part obligatoire - si nécessaire en concluant des contrats de part obligatoire.

// Rédiger une procuration et un testament de vie en cas d'incapacité d'exercer une activité commerciale ou d'agir.

// 05. Dans le cas des conjoints, un contrat de mariage doit régler les circonstances financières pendant le mariage et à la fin du mariage. Différentes dispositions peuvent être prises en cas de décès ou de divorce.

// 06 L'optimisation fiscale dans la planification de la succession protège contre les sorties de liquidités et assure la préservation des actifs. La forme juridique et la structure d'entreprise appropriées sont déterminantes pour les investissements des entreprises. En tout état de cause, les abattements fiscaux pour dons doivent être utilisés tous les dix ans.

// 07 Dans le cas des biens immobiliers, une société dite de logement peut être structurée avec des avantages considérables en matière de droits de succession.

// 08 Souvent, les propriétaires de biens veulent encore avoir une certaine influence sur la jeune génération après le transfert des biens. Cela peut se faire par le biais d'une entreprise familiale, en convenant du paiement des pensions lors du transfert des actifs ou par une clause d'usufruit. De cette manière, les successeurs peuvent également être progressivement initiés à la responsabilité des biens.

// 09 Certaines structures du droit des sociétés peuvent empêcher que les actifs ne tombent entre de "mauvaises mains". Les clauses de succession, de divorce ou les restrictions de retrait sont donc courantes dans les accords d'entreprise.

// 10 Si les biens doivent être préservés sous forme groupée et que la prévoyance de la famille pour l'avenir doit être assurée par les revenus des biens, une solution de fondation est judicieuse. Il est également possible de consacrer tout ou partie des actifs à des fins caritatives.

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Publication spéciale :

Rödl & Partner GbR ; www.roedl.de

Au-delà de la route 100 de Sulzbacher,

90491 Nuremberg

Prof. Dr Christian Rödl

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