• Sonderveröffentlichung: Rödl & Partner GbR

El movimiento de apertura correcto.

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Orientación. Después de la venta de una empresa, una nueva fase de la vida comienza para los antiguos propietarios de la empresa. "Es crucial hacer las preguntas correctas desde el principio. Gracias a nuestro enfoque interdisciplinario, podemos marcar la diferencia para los 'empresarios ricos'", señala Christian Rödl, socio y gerente de Rödl & Partner.

"Al principio el cliente sólo estaba interesado en los números. Cifras fiables, para que en el futuro pudiera gestionar sus activos tan profesionalmente como solía hacerlo en su empresa", dice Christian Rödl, "y entonces empezamos a hacer preguntas.

El empresario de 58 años, casado y con dos hijos, acababa de vender su empresa por una suma de tres dígitos. Con la ayuda de un proceso de selección sistemático, lo único que quería era encontrar un proveedor de servicios externos para la contabilidad de las inversiones y la correspondiente información de activos consolidados de su todavía no fundada oficina familiar. "En ese momento, ni siquiera era consciente de las oportunidades que estaban disponibles más allá de eso. Algo completamente nuevo está emergiendo, no hay estructuras fijas. Todo puede ser diseñado individualmente de acuerdo a los deseos de cada uno. Esta oportunidad simplemente no debe perderse", Rödl deja claro.

En el caso del empresario, según Rödl, pronto quedó claro que, además de la información sobre los activos, había temas bastante diferentes en la agenda. "Para posicionarse de manera óptima, se debían aclarar en este momento las cuestiones relativas a la forma jurídica de la oficina familiar, los impuestos, el establecimiento de un sistema eficiente de cumplimiento de los impuestos y de gestión de documentos, así como los temas de la herencia y las donaciones.

Mediante el cumplimiento de los impuestos, los expertos entienden el correcto cumplimiento de todas las normas fiscales y la consiguiente liberación del propietario del activo de su responsabilidad. "Los clientes a menudo piensan que si contratan a un consultor de impuestos para hacer sus declaraciones de impuestos, han hecho todo lo necesario. Pero eso está mal. Ellos mismos deben asegurarse siempre de que no son culpables de los llamados errores de organización", explica Rödl. Concretamente, se trata de establecer procesos de manera que el propietario del activo pueda siempre poner la información correcta en los lugares adecuados. Sólo entonces habrá cumplido realmente con sus obligaciones fiscales. Las cuestiones relativas a la sucesión también deben examinarse lo antes posible. ¿Está la oficina de la familia correctamente estructurada en términos de derecho fiscal de la herencia? ¿Es esta la mejor manera de asegurar que la mayor cantidad de riqueza posible sea transmitida a la siguiente generación al menor costo posible?

"Si muchos bienes inmuebles forman parte de los activos, por ejemplo, puede ser interesante ser considerado una empresa inmobiliaria", explica Rödl. A menudo, los bienes inmuebles se compraban como parte de los activos privados para beneficiarse de la revalorización del valor libre de impuestos después de un período de tenencia de diez años. "Desde la perspectiva del impuesto de sucesión, sin embargo, una empresa inmobiliaria es mucho más interesante. Si los bienes inmuebles se van a transferir más adelante de los activos privados a los activos comerciales, puede haber problemas considerables. Por eso es importante discutir esto desde el principio: ¿Quieres tener activos inmobiliarios, quieres tener mucho, y qué aspectos del impuesto de sucesión y del impuesto de donación son entonces importantes para ti?', explica Rödl.

Según el experto, la venta de una empresa y el establecimiento asociado de una oficina familiar es la oportunidad ideal para poner todo a prueba, para recoger temas e ideas, para luego poner en marcha la estructura inicial para la siguiente fase de la vida de la mejor manera posible. "Como empresa consultora internacional - abogados, asesores fiscales, auditores, consultores de gestión - somos el sparring ideal para esto".

Este enfoque interdisciplinario, dice Rödl, ha sido un importante factor de crecimiento desde que se fundó la empresa en 1977. "Siempre ha sido nuestro enfoque anticipar lo que nuestros clientes quieren. Pensar desde el mercado. Y yo mismo siempre he sido un gran defensor de la estrategia de agrupar estos servicios individuales en la empresa respectiva", explica Rödl.

Por supuesto, el consultor también se ha encontrado muy a menudo con clientes ricos que encargan a expertos individuales de diferentes empresas. Ya sea porque quieren seguir las recomendaciones individuales de su propia red. O quieren confiar un problema especial a la persona que mejor se ha desempeñado en varios rankings.

"Pero eso no suele funcionar bien", está convencido Christian Rödl, "porque entonces la persona interesada debe coordinar por sí misma a los consultores, proporcionarles la información necesaria y asegurarse de que las diversas empresas consultoras se mantienen informadas entre sí, trabajan bien juntas y no compiten". Eso sólo puede salir mal." Demasiado a menudo el consultor ha experimentado que siempre que había un problema, de repente nadie era responsable de él. "Es difícil no perder la pista. Y honestamente, no creo que nadie quiera hacer este trabajo tampoco. Cuesta energía vital y tiempo que sería mejor gastar en otra parte".

Por lo tanto, en Rödl & Partner, el cliente tiene una persona de contacto, el llamado "cuidador", comparable a un gerente de cuentas clave en la industria. Esta es la persona con la que el cliente tiene el contacto más cercano y constante. Aquí es donde se reúne toda la información. Para otros servicios consulta a otros colegas de Rödl & Partner. Y también es responsable de las quejas, si algo así ocurriera. "No sirve de nada al cliente si hacemos todo y luego tiene veinte personas de contacto dentro de nuestra empresa. Entonces también puede encargar veinte consultores individuales", aclara Rödl.

En el caso del empresario que ha vendido su empresa, Anna Luce, experta en servicios de family office, es la encargada. "Mi principal preocupación era establecer un proceso que fuera sostenible, rentable y legalmente sólido".

Rápidamente se hizo evidente: el informe de activos, del que Alexander Etterer es responsable internamente, y los requisitos legales y fiscales - contabilidad financiera, estados financieros anuales, declaraciones de impuestos - no tienen que estar juntos. Esto se puede combinar. "Si sólo tenemos que tocar todos los documentos una vez, podemos hacer informes de activos y contabilidad financiera de una sola vez. Entonces dos equipos completos no tienen que trabajar en paralelo. Cada equipo recibe los mismos documentos, por ejemplo a través de un sistema central de gestión de documentos, pero trabaja de forma independiente en sus propias áreas de especialización", explica Luce.

Por lo general, el administrador de activos designado prepara un informe a través del banco. Esto, junto con la declaración de ingresos de los bancos, se envía al departamento de contabilidad del asesor fiscal. Vuelven a publicar los datos. Luego se hacen correcciones en el balance fiscal. Y luego en algún momento está la declaración de impuestos. "Cuando tengo cientos de entradas, es imposible de controlar. Es ineficiente. Y sobre todo es caro", aclara Luce.

En Rödl & Partner, las transacciones de valores son registradas, evaluadas y reportadas por el equipo de reporte de activos de Alexander Etterer. Esto significa que su compañera Ellen Ashauer-Moll puede utilizar inmediatamente el informe de impuestos y otra información del departamento de contabilidad de inversiones para preparar su declaración de impuestos. "En este sentido, hemos creado la necesidad del cliente mostrándole lo que aún no está pensando y lo que, sin embargo, le ahorrará mucho dinero, tiempo y nervios a largo plazo", concluye Anna Luce.

De hecho, la preocupación original del vendedor de la compañía interesada - la información de activos - se retiró más tarde a un segundo plano. "Debe funcionar. Y también es importante gestionar los activos de forma proactiva con vistas al futuro. Pero las demás cuestiones fueron adquiriendo cada vez más importancia porque el propietario de los activos comprendió que los errores en esta situación podrían costarle mucho dinero más adelante", explica Christian Rödl y concluye: "Al final, la licitación ya no era relevante. Se nos concedió el mandato no por facetas individuales, sino porque nuestro concepto general era convincente. El cliente puede estar seguro de que ha tomado el rumbo correcto para las próximas décadas".

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Estructurar la oficina familiar correctamente.

La creación de una oficina familiar puede ser un asunto complejo, como ilustran las expertas Anna Luce (extrema derecha) y Ellen Ashauer-Moll, pero si se hacen las preguntas correctas y se dan las respuestas correctas, el propietario de los bienes puede evitar decisiones equivocadas y estructuras que son difíciles o costosas de revisar más tarde:

// 01 ¿Qué criterios son especialmente importantes para el propietario del activo cuando se establece una oficina familiar? Ejemplos típicos de la práctica son el mantenimiento del anonimato, la internacionalidad del propietario del activo y de los bienes, la evitación de los riesgos de responsabilidad, la participación de los sucesores de los activos, la política de información entre la oficina familiar y el propietario del activo, la optimización de la carga fiscal, la administrabilidad.

// 02 ¿Cuáles son las áreas de especialización del Family Office? El objetivo principal es determinar los proveedores de servicios internos o externos para el procesamiento, la presentación de informes y el control y el cumplimiento legal y fiscal.

// 03 ¿Cuáles son las necesidades de liquidez del propietario de los activos? La política de retirada y distribución también influye en la estructura de derecho corporativo de la oficina de la familia.

// 04 ¿Dónde están los riesgos de responsabilidad civil? Debe evitarse o, al menos, reducirse al mínimo el acceso de terceros, por ejemplo, de los acreedores del patrimonio de la empresa operativa o de ciertas constelaciones familiares.

// 05. ¿Cuáles son los puntos principales de la protección de activos? Es importante identificar los riesgos reglamentarios y fiscales y los escollos del derecho penal (fiscal) a fin de evitar los riesgos personales del propietario de los activos y las salidas inesperadas de liquidez. Aquí es donde un sistema de gestión del cumplimiento ayuda a evitar los riesgos.

// 06 ¿Cómo se definen los procesos de inversión y las clases de activos relevantes? Las diferentes inversiones complejas requieren diferentes flujos de trabajo.

// 07 ¿Cómo se aseguran los derechos y deberes de participación e información del propietario de los bienes y sus familiares? Esto incluye el diseño de canales de información, la evitación de lagunas de información y la obtención prolongada de información, también para evitar riesgos de responsabilidad.

// 08 ¿Quién se encarga de establecer y administrar una base de datos maestra uniforme en relación con el/los titular(es) de los bienes y los bienes individuales? Si todas las corrientes de trabajo utilizan esta base de datos, se evitan las lagunas de información o las redundancias y los procesos se vuelven más eficientes.

// 09 ¿Qué arreglos de sucesión se planean para los bienes? Los objetivos son la minimización regular de la carga fiscal y la protección contra la fragmentación de activos.

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Optimizar la información sobre los activos.

"La declaración de bienes consolidada es la unidad central de control de los bienes familiares. Permite registrar, analizar, supervisar y planificar la estrategia general de inversión de forma orientada al futuro, independientemente de los bancos. Los riesgos también pueden identificarse en una etapa temprana y pueden iniciarse las contramedidas", explica Alexander Etterer (arriba) y continúa: "Especialmente en las fases turbulentas del mercado de las bolsas de valores, esto también permite tomar decisiones más rápidas y mejor justificadas".

Cuando se establece un sistema de información de activos, lo primero que hay que hacer es definir los canales de comunicación y asignar los derechos - ¿quién puede hacer qué? "No hace falta decir que garantizar la seguridad y la protección de los datos es un requisito tan básico como la implantación de un potente sistema de gestión de documentos y el establecimiento de una estructura de activos adecuada. Las clases de activos deben ser básicamente de libre elección y, si es necesario, definibles individualmente", enumera Etterer. Lo que un sistema de información de activos debería "poder hacer" en términos concretos, el experto especifica en diez puntos:

// 01. establecer interfaces de reserva eficientes para asegurar un flujo fluido y rápido de documentos y datos de los depositarios, las empresas de inversión, inmobiliarias y de fondos. Las opciones de importación y exportación (DATEV, Excel, Bloomberg) deben estar disponibles.

// 02. intercambio de datos: Acceso en línea uniforme e independiente de la ubicación para todos los usuarios autorizados a la totalidad de la reserva de datos.

// 03. registro continuo y representación holística de las inversiones líquidas e ilíquidas como acciones, arte, bienes raíces, infraestructura, objetos de colección, etc. La actualización de los datos de los activos líquidos debe realizarse en tiempo real.

// 04 "Slice and dice": ¿Es posible agrupar, filtrar y evaluar los activos según criterios específicos (por ejemplo, monedas, calificaciones, vencimiento residual, regiones, subcategorías)?

// 05. presentación de diversas estructuras individuales de bienes y propiedad y contenido de los informes según especificaciones personales y en planes de cuentas individuales (por ejemplo, SKR03, SKR04, SKR49). Suministro preciso de las respectivas carpetas de informes y vistas en línea.

// 06. Instalación de alarmas individuales en caso de violación de los límites de inversión y de la directriz de inversión.

// 07. organización del back office, de los informes fiscales y de la presentación de las declaraciones de impuestos de tal manera que se asegure el cumplimiento de los impuestos en todo momento.

// 08. informes fiscales, por ejemplo con miras a preparar el anexo KAP/SO de la declaración de impuestos, así como información sobre la carga diferida del impuesto sobre las sucesiones y donaciones calculada a tasas de valoración actualizadas diariamente.

// 09 Establecimiento de un sistema de gestión de documentos digitales.

// 10. crear una experiencia de cliente digital: Información y navegación a través del tablero de mandos en línea, independientemente del tiempo y el lugar y en tiempo real. Acceso a través de la aplicación del smartphone.

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Preparar la sucesión.

Aunque los antiguos romanos ya sabían: "Mors certa, hora incerta - la muerte es segura, pero no su hora", los empresarios suelen dejar de lado el tema de la sucesión y suprimen el problema de la transferencia no regulada de bienes. "Cualquiera que actúe de esta manera tampoco puede evitar la sucesión. Sin embargo, está regalando una multitud de opciones legales para la planificación apropiada de la sucesión. Porque entonces la herencia se maneja de acuerdo con las normas legales, que a menudo causan disputas en la familia", aclara Elke Volland. Para evitar que esto ocurra, ha elaborado un plan de diez puntos:

// 01. redactar un testamento o contrato de herencia. La sucesión jurídica suele dar lugar a resultados indeseables, a la fragmentación de los bienes y a controversias sobre la herencia.

// 02. Si existen estructuras de derecho de sociedades, los contratos deben ser coordinados con la última voluntad y testamento del accionista.

// 03. Tener en cuenta a los que tienen derecho a una parte obligatoria - si es necesario mediante la celebración de contratos de parte obligatoria.

// 04. Redactar un poder notarial y un testamento vital en caso de incapacidad para actuar o para realizar negocios.

// 05 En el caso de los cónyuges, un contrato matrimonial debe regular las circunstancias financieras durante el matrimonio y cuando éste se termina. En caso de muerte o divorcio se pueden hacer diferentes regulaciones.

// 06 La optimización de los impuestos en la planificación de la sucesión protege contra las salidas de liquidez y asegura la preservación de los activos. La forma jurídica y la estructura corporativa apropiadas son decisivas para las inversiones de las empresas. En cualquier caso, las desgravaciones del impuesto sobre donaciones deben usarse cada diez años.

// 07. en el caso de los activos inmobiliarios, se puede estructurar una llamada empresa de vivienda con considerables ventajas en el impuesto de sucesión.

// 08 A menudo los propietarios de bienes quieren tener alguna influencia en la generación más joven después de la transferencia de bienes. Esto puede lograrse a través de una empresa familiar, acordando el pago de pensiones al transferir los activos o mediante una reserva de usufructo. De esta manera, los sucesores también pueden introducirse gradualmente en la responsabilidad de los bienes.

// 09 Ciertas estructuras de derecho corporativo pueden evitar que los activos caigan en "malas manos". Las cláusulas de sucesión, las cláusulas de divorcio o las restricciones de retirada son, por lo tanto, comunes en los estatutos.

// 10. si los bienes deben ser conservados en forma agrupada y la provisión de la familia para el futuro debe ser asegurada a través de los ingresos de los bienes, una solución de fundación tiene sentido. También es posible dedicar los bienes o parte de ellos a fines benéficos.

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Publicación especial:

Rödl & Partner GbR; www.roedl.de

Äußere Sulzbacher Straße 100,

90491 Nuremberg

Prof. Dr. Christian Rödl

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