• Professor Dr. Tom Rüsen, Wittener Institut für Familienunternehmen

Family Compliance - der Umgang mit Regelbrüchen.

Aus der Forscherwerkstatt. Unternehmerfamilien professionalisieren sich zunehmend durch die Erarbeitung und Verabschiedung von Kodizes und Verfassungen, die das familieninterne Zusammenspiel regeln sollen. Oftmals wird dabei jedoch vergessen, den Fall zu berücksichtigen, bei dem die gemeinsam verabschiedeten Vereinbarungen nicht eingehalten oder sehenden Auges gebrochen werden. Soll ein Regelbruch antizipiert werden, stößt die Familie bei der Definition von „wirksamen“ Sanktionen schnell an Grenzen.

In den letzten 15 Jahren hat eine erhebliche Professionalisierung der Gesellschafter- und Unternehmerfamilien im deutschsprachigen Raum stattgefunden. Nie zuvor wurde so viel Zeit in die aufwendige Erarbeitung von Familienstrategien, die Ausformulierung von Familienverfassungen und Statuten sowie die Entwicklung von Gesellschafterkompetenz-Programmen investiert. Aktuell lässt sich beobachten, dass eine Reihe von Unternehmerfamilien mit der Überarbeitung einer ersten Familienverfassung aus den frühen 2000er-Jahren und der Erstellung einer „Verfassung 2.0“ beschäftigt ist. 

 Eine hierbei immer wieder auftretende Kernfragestellung lässt sich durch folgendes Zitat eines Familienunternehmers zusammenfassen:

„Wir verfügen seit sechs Jahren über eine eine Verfassung. An der haben wir alle mitgearbeitet und diese dann gemeinsam unterschrieben. Mein Bruder hat sich nun mehrfach nicht an die hier festgelegten Inhalte und Regeln gehalten. Auch nachdem ich mit ihm darüber gesprochen habe. Ich glaube, er nimmt unsere Verfassung nicht mehr ernst, seitdem er aus dem Beirat gewählt wurde. Ich weiß einfach nicht mehr, was wir machen sollen …“

Dieses Beispiel verdeutlicht eine typische „Überforderung“ einer Unternehmerfamilie im Umgang mit ihrer eigenen Familienverfassung: Sie hat sich gemeinschaftlich ein Regelwerk erarbeitet, in dem bestimmte ,Dos und Don’ts‘ beschrieben sind. Dieses Werk wird aber als Niederschrift der Haltung der Unternehmerfamilie verstanden und nicht als juristisch bindender Vertrag aufgesetzt. Sofern keine ausdrücklichen Verknüpfungen mit anderen Vertragswerken vorgenommen werden, handelt es sich bei den Inhalten also um Absichtserklärungen, die bestenfalls als einseitige Willensbekundungen gelten können.

Durch diese Grundstruktur ist es nun schwierig, ein Fehlverhalten zu sanktionieren. Oftmals wird bei der Erstellung eines familieninternen Regelwerkes auch gar nicht daran gedacht, dass sich ein Familienmitglied nicht daran halten könnte. In dieser Zeit sind die handelnden Personen meist im „Modus Familie“ unterwegs. Es gilt das gesprochene Wort, jeder vertraut darauf, dass der andere seinen Beitrag zum Wohl der Familie leisten und diese nicht vorsätzlich schädigen wird.

Kaum eine Familie stellt für ihre Mitglieder nach der Adoleszenz Hausregeln für das gemeinsame Zusammensein auf. Stattdessen wird mit der familientypischen „Konsensfiktion“ operiert,  dass alle doch das Gleiche wollen.

Steht die Verfassung dann nach einem mühseligen Prozess, wird oftmals die Möglichkeit, dass sich ein Familienmitglied vorsätzlich gegen die – mitgestaltete und oftmals durch Unterschrift dokumentierte – Zustimmung zu dem familialen Regelwerk stellen könnte, nicht in Erwägung gezogen.

Die Familie glaubt an den gemeinsamen Geist, die gemeinsam formulierten Regeln und sieht die Notwendigkeit zur Regelung des Umgangs mit Nichteinhaltung und vorsätzlichem Bruch als unnötig und inadäquat an. Oftmals kommt es dann aber tatsächlich trotzdem zu mehrfachen oder vorsätzlichen Zuwiderhandlungen gegenüber den Inhalten der Verfassung. Das kann inkompatibles Auftreten in der Öffentlichkeit oder in sozialen Medien sein, der destruktive Umgang gegenüber anderen Familienmitgliedern und Mitarbeitern oder die  Missachtung von Regeln zur Information und Kommunikation innerhalb der Familie. In diesem Moment fehlt der Unternehmerfamilie die Möglichkeit, auf die Entgleisung einzelner Familienmitglieder zu reagieren. Versuche, die Situation zu bearbeiten, führen in der Regel zu einer Eskalation der sowieso schon konfliktbehafteten Situation.

Ein Blick auf Regelwerke anderer Gemeinschaften würde Unternehmerfamilien helfen. Denn genau genommen unterscheidet sich die Logik, sich zu den Inhalten einer Familienverfassung zu bekennen, zunächst einmal nicht von der Logik des Eintritts in einen Sportklub oder Wanderverein: Auch hier gibt es einen Mitgliedsantrag, der unterschrieben wird. Es gibt Statuten und Hausregeln ebenso wie Gründe, für die eine Beendigung der Mitgliedschaft aufgeführt sind.

Wie könnte nun ein „Family Compliance“-Ansatz für Unternehmerfamilien aussehen? Zunächst gilt es zu definieren, was genau damit gemeint ist.

Im Verständnis der Wissenschaft umfasst Family Compliance in Anlehnung an das betriebswirtschaftliche Begriffsverständnis die Bereitschaft zur Einhaltung eines freiwilligen Kodex, den sich eine Unternehmerfamilie gegeben hat. Oftmals ist dieser in einer Familienverfassung oder einem Familienstatut schriftlich niedergelegt.

Damit die Unternehmerfamilie sich im Umgang mit Zuwiderhandlungen regeltreu verhalten kann, ist es notwendig, bereits in das Regelwerk Haltungen und Vorgehensweisen aufzunehmen, die festlegen, was passiert, wenn Regelverstöße begangen werden.

Zudem ist bereits beim Inkrafttreten der Verfassung dafür Sorge zu tragen, dass jede einzelne Person, die der Wertegemeinschaft beitreten will, für die die Verfassung gilt,  dies aktiv bekundet. In der Praxis wird dies häufig durch einen feierlichen Akt des Unterschreibens praktiziert. Hierdurch wird ein „familieninternes Bekenntnis“ abgegeben. Die Person bestätigt, dass sie sich an die Inhalte der Verfassung gebunden fühlt. In einigen Unternehmerfamilien beginnt erst durch diesen Akt der Akzeptanz der Inhalte und Regeln der Unternehmerfamilie die vollständige Mitgliedschaft in dieser.

Vor dem Eintritt in die Wertgemeinschaft ist es bei neu hinzukommenden Familienmitgliedern, die nicht am Erstellungsprozess der Verfassung aktiv beteiligt waren, sinnvoll, sogenannte „On-Boarding-Gespräche“ zu führen. Hier werden die Inhalte erläutert und die hinter den Regelungen stehenden Gedanken, Hoffnungen und Wünsche vermittelt. In Bezug auf den Umgang mit Regelbrüchen und die durch die Familie erdachten Sanktionen ist darzulegen, warum es als notwendig erachtet wird, Konsequenzen bei Nichteinhaltung zu ziehen.

Was ist nun aber zu tun, wenn etwas wirklich schiefläuft?

Eine Analyse uns vorliegender Family-Compliance-Regelungen in zwölf  Familienverfassungen von Unternehmerfamilien aus dem deutschsprachigen Raum lässt sich in Form eines fünfstufigen Handlungsrahmens zum Umgang mit Regelbrüchen zusammenfassen.

// 01. Schaffung von Ansprechbarkeit:

Zunächst muss klar gemacht werden, dass Regelbrüche angesprochen werden dürfen und sogar müssen. Hierdurch soll eine Sprachfähigkeit innerhalb der Unternehmerfamilie geschaffen werden, die es den Mitgliedern ermöglicht, Regelbrüche überhaupt thematisieren zu können. Bereits durch diesen Schritt wird der oftmals eintretenden Überforderung der Familie entgegengewirkt. Regelbrüche können nun systematisch in die Kommunikation gebracht werden, anstatt sie zu tabuisieren und dadurch still zu dulden.

Doch Vorsicht: Die Form der Ansprache ist sehr klar zu regeln. Es empfiehlt sich, dies analog zum Umgang mit Konflikten im Rahmen eines familieninternen Konfliktmanagements zu gestalten. Meist gibt es eine Person des Vertrauens oder eine Organisationseinheit der Familie (zum Beispiel den Familienrat oder den Kümmerer), die hierfür legitimiert und kommunikativ geeignet ist.

// 02. Klärung des Sachverhaltes:

Durch die festgelegte Form der Ansprache kann der Sachverhalt thematisiert und geklärt werden. Häufig sind Regelbrüche unbeabsichtigt, in Unkenntnis oder in einer abweichenden Auslegung der festgeschriebenen Regeln begründet. Sie lassen sich dann schnell aus dem Weg räumen.

Teilweise führen die Klärungsgespräche auch zur Identifikation von Unklarheiten, Regelungslücken oder Anpassungsnotwendigkeit der Verfassungsinhalte. Vielleicht stellt sich der Inhalte auch als problematisch und realitätsfern heraus. Ergibt sich im Rahmen der Aufklärung jedoch, dass der Regelbruch wissentlich und mit voller Absicht vollzogen wurde, hilft das Gespräch zu verstehen, was die handelnde Person zu diesem Vorgehen veranlasst hat.

Wird hierdurch ein nicht befriedigtes Bedürfnis im Rahmen der Wertegemeinschaft zum Ausdruck gebracht? Oder ist dies vielleicht ein Vorzeichen eines anderweitig ungelösten Konfliktes innerhalb der Unternehmerfamilie?

Die Erkenntnisse des Gespräches können wertvolle Rückschlüsse auf spezifische Dynamiken in der Unternehmerfamilie zulassen. Sie sollten dann von legitimierten Verantwortungsträgern aufgenommen werden.

// 03. Verwarnung:

Die meisten Verfassungen sehen bei einem erstmaligen wissentlichen und beabsichtigten Regelbruch eine Verwarnung gegenüber dem regelbrechenden Familienmitglied vor. Diese soll dazu dienen, an die Inhalte der Verfassung zu erinnern und zu verdeutlichen, dass die Familie ihr eigenes Regelwerk ernst nimmt und nicht bereit ist, vorsätzliche Abweichungen hiervon zu dulden.

Mit der familienöffentlichen Verwarnung eines Familienmitglieds soll diesem gegenüber auch zum Ausdruck gebracht werden, dass es weiterhin ein geschätztes Mitglied der Gemeinschaft bleibt. Der Vorfall ist damit (sofern keine Wiederholungen stattfinden) erledigt.

// 04. Temporärer Ausschluss:

Kommt es zu wiederholten Regelbrüchen eines bereits verwarnten Familienmitglieds, werden Sanktionen ausgesprochen. Diese sind für die Unternehmerfamilien oftmals zunächst schwer zu definieren, da ein Fehlverhalten im Kontext der Familie kaum Auswirkungen in Bezug auf die Stellung – zum Beispiel als Gesellschafter – haben kann. Die meis­ten Regelungen umfassen daher einen (temporären) Ausschluss aus der Gemeinschaft der Unternehmerfamilie und den in diesem Rahmen stattfindenden gemeinschaftlichen Aktivitäten. Hierunter fallen meist Festivitäten der Familie, die Familientage oder die Teilnahme an Weiterbildungsveranstaltungen im Rahmen der Gesellschafterkompetenz.

Auch erlischt das Mitspracherecht in Bezug auf Belange der Unternehmerfamilie. Dies ist allerdings ausdrücklich von den Stimmrechten als Gesellschafter abzugrenzen. Mit der temporären Ausgrenzung wird schließlich die Hoffnung verbunden, die Einsicht bei der regelbrechenden Person herbeizuführen, dass eine Mitgliedschaft im „System Unternehmerfamilie“ wirklich werthaltig und lohnenswert ist.

Das Aussprechen und Durchsetzen der Sanktion setzt die entsprechenden Familienteile jedoch oftmals unter erhebliche Spannungen und stellt eine große He­rausforderung für die handelnden Personen dar. Gleichzeitig kann ein resoluter Umgang mit dieser Problemstellung erheblich zur Stärkung der Resilienz einer Unternehmerfamilie beitragen.

// 05. Reintegration, Versöhnung oder dauerhafte Trennung:

Da die Kernaufgabe eines Familienmanagement-Systems in der Organisation von Sprachfähigkeit, Bindung und Zusammenhalt der Unternehmerfamilie besteht, umfassen alle analysierten Regelwerke auch Vorgehensweisen für eine mögliche Re-Integration in die Gemeinschaft nach dem zeitlich befristeten Ausschluss. Diese bestehen dann meist in Rückkehr-Gesprächen mit den ausgeschlossenen Familienmitgliedern, in denen – in Abhängigkeit von der Ursache des Ausschlusses – Maßnahmen zur „Buße“ und/oder Versöhnung vereinbart werden.

Wichtig ist es dabei offenbar, dass die gesamte Familie von vornherein einer Rückkehr grundsätzlich zustimmt und einen nachtragenden Groll ausschließt. Meist werden sichtbare Formen des wechselseitigen Verzeihens gewählt, um dem Rückkehrer dann eine unvoreingenommene Mitgliedschaft (wieder) zu ermöglichen.

Meist werden an dieser Stelle auch entsprechende Verfahren für den Umgang mit einer nachhaltigen Verweigerung durch die regelbrechende Person skizziert. Diese umfassen die Aufnahme von Ausstiegsgesprächen im Kontext der Gesellschafterrolle. Hierbei wird das Doppelverhältnis als Familienmitglied und Gesellschafter des Unternehmens thematisiert.

In der Grundlogik der hier formulierten Vorgehensweisen wird davon ausgegangen, dass es kaum mehr ein Interesse an einer Eigentümergemeinschaft gibt, wenn der Gemeinsinn in Bezug auf die Unternehmerfamilie erloschen ist. Statt eines Zusammenwirkens und der gemeinsamen Bewältigung einer generationenübergreifenden Aufgabe wird deshalb über die Realisierung des hier gebundenen Vermögens und ein nachhaltiges Verlassen der Eigentümergemeinschaft verhandelt.

// Fazit:

Die Forschungen zu diesem Thema zeigen, dass der Umgang mit „Family Compliance“ zu einem der schwierigsten Aufgabenfelder für Unternehmerfamilien gehört. Die Reaktion auf und die Behandlung von Regelbrüchen in Bezug auf die Familienverfassung einer Unternehmerfamilie stellt ihre Mitglieder vor eine nahezu unlösbare Aufgabe: Ein auf emotionalen Absichtserklärungen basierendes Regelwerk soll gleichzeitig für eine verlässliche Einhaltung der Regeln sorgen.

Die skizzierten Vorgehensweisen, die auf der Analyse von zwölf Verfassungen aus dem deutschsprachigen Raum basieren, geben einen ersten Einblick in denkbare Vorgehensweisen zur Lösung einer eigentlich unlösbaren Aufgabe.             

Autor: Professor Dr. Tom Rüsen,

Wittener Institut für

Familienunternehmen; Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Verlagsanschrift

  • Private Wealth GmbH & Co. KG
    Montenstrasse 9 - 80639 München
  • +49 (0) 89 2554 3917
  • +49 (0) 89 2554 2971
  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Sprachen

Soziale Medien